Você precisa elaborar um checklist para eventos? Então você está no lugar certo. No post de hoje, você verá qual é a importância de planejar seus eventos de maneira adequada, fazendo com que tudo esteja dentro do seu controle. Além disso, verá 4 ações imprescindíveis para elaborar seu checklist.

Pronto para organizar seu evento de forma consistente e completa? Então, boa leitura!

Qual a importância de planejar seus eventos?

Planejar eficientemente seus eventos é útil para que você não tenha surpresas no dia do evento ou em uma data próxima. Ou seja, essa é a melhor maneira de fazer com que as coisas saiam como o esperado, distribuindo bem os recursos financeiros e fazendo com que as programações sejam inesquecíveis para os participantes.

Como montar um bom checklist?

Uma das primeiras tarefas que você precisa fazer para organizar seus eventos é montar um bom checklist. Dessa forma, você terá certeza de que nenhum item foi esquecido.

Veja, agora, 4 ações que você deve ter muita atenção na hora de elaborar seu checklist.

1. Adicionar as informações

O primeiro passo é ter todas as informações necessárias para o desenvolvimento do evento. Alguns dados são fundamentais, como:

  • nome do evento;
  • data de realização;
  • local;
  • público estimado;
  • divulgação;
  • venda de ingressos;
  • objetivos;
  • atividades programadas e suas descrições.

Sem isso, você terá grande dificuldade para distribuir as tarefas ou mesmo procurar os melhores fornecedores ou atrativos para deixar o evento impecável.

2. Planejar todas as etapas

Cada etapa do seu evento deve ser planejada de forma completa. Quer dizer, defina quais ações serão realizadas antes, durante e depois do evento. Para começar, antes da data programada, você precisará conversar com fornecedores, definir, ao certo, quais são as estratégias de marketing que serão realizadas e como o orçamento para a festa será utilizado.

Defina, também, quais serão as tarefas que devem ser executadas durante o evento. Havendo palestrantes, quantos são, valor a ser pago, transporte, etc. Além disso, como será feito o check-in dos convidados, utilização de profissionais para servir e informá-los, recursos de entretenimento, como a projeção mapeada, e programações.

Ainda é necessário trabalhar após o término do evento. Você precisa definir quais serão as ações que serão feitas para que a vivência seja rememorada, além de preparar os convidados para uma próxima edição.

3. Usar ferramentas de organização

É importante utilizar ferramentas para organizar a gestão de seu evento, sabendo qual é a situação de cada parte. Embora muitos produtores utilizem planilhas para ajudar na organização, é ideal contar com softwares criados para esse fim.

Dessa maneira, você terá uma visão mais abrangente da situação atual do seu evento, além de receber avisos caso algo esteja saindo do seu controle.

4. Distribuir tarefas

Após entender de forma profunda quais são as especificidades do projeto, você necessitará distribuir as tarefas. Para isso, separe em seu check-in:

  • qual é a etapa da organização (antes, durante ou depois);
  • qual é o fornecedor;
  • qual é o responsável pela conclusão da tarefa;
  • qual é a urgência para a realização do processo;
  • quando a tarefa será iniciada;
  • a indicação de forma clara da situação atual da tarefa;
  • qual é a data limite para que a etapa esteja concluída.

Seja claro e objetivo no momento de descrever cada tarefa. Deixe com que as descrições mais detalhadas e completas estejam no planejamento geral do evento. Por fim, a tipologia e as cores utilizadas para indicar o status devem ter apenas um tipo de formatação. Como sugestão, você pode utilizar os indicadores mais usados:

  • a iniciar;
  • em andamento;
  • em atraso;
  • concluído.

Elaborar um checklist para eventos pode parecer complicado, mas é uma tarefa necessária para que suas produções saiam da forma que você imaginou e que seu cliente deseja. Por isso, o tempo gasto agora é um investimento para o futuro!

E você como elabora seu checklist? Quais são as dificuldades? Conte-nos neste post as suas experiências. Esperamos seu comentário!