Vai começar a produzir um evento? Ótimo! Hora de se planejar, mas, antes de qualquer coisa, você precisa de um alvará para eventos! Esse documento é a autorização para seguir em frente com o que está sendo planejado. Requerido por lei, ele é a garantia de que o evento não vai ser fechado repentinamente. Para o público, significa a segurança de que o ambiente realmente está apto.

A importância do alvará para eventos pode parecer óbvia, mas muitos produtores ignoram o documento e agilizam o planejamento mesmo assim. Essa irresponsabilidade pode colocar em risco todo o orçamento e o trabalho de colaboradores e fornecedores, caso tudo precise ser cancelado. Depois disso, podem vir multas e até processos na Justiça. Mas o pior é arriscar a segurança do público, especialmente se as vidas das pessoas correrem perigo.

Por isso, que tal saber tudo o que você precisa para conseguir o seu alvará? Confira todos os passos!

Prepare-se com antecedência

É fundamental evitar transtornos! Para eventos maiores, como exposições, o mais indicado é solicitar o alvará 40 dias antes do acontecimento. Já para cerimônias de menor porte, como casamentos ou festas de aniversário, o processo deve ser iniciado com antecedência de cerca de 15 dias.

No entanto, preste atenção: isso é apenas uma estimativa. Cada evento tem sua peculiaridade, e é bom não dormir no ponto quando o assunto é burocracia! Verifique o prazo na sua cidade e as exigências para que o evento ocorra (falamos mais a respeito disso na parte final desse texto).

Reúna os documentos necessários

Agora, você precisa reunir todos os documentos para fazer o requerimento. São eles:

• laudo do técnico de segurança (com Anotação de Responsabilidade Técnica);
• cópia do comunicado feito ao Corpo de Bombeiros e Polícia Militar da cidade;
• contrato de locação (caso seja um evento em local privado);
• contrato e certificado da empresa de segurança contratada para o evento, além das medidas executadas por ela para deixar tudo dentro das normas;
• termo de responsabilidade assinado e totalmente preenchido.

Além disso, o produtor, como solicitante do alvará para eventos, precisa enviar o seguinte:

• cópias do RG e CPF;
• comprovante de residência;
• cópia do IPTU do imóvel que será ocupado, com a última parcela paga.

Lembre-se de que, dependendo do tipo de evento (pequeno, médio ou de grande porte), deverão ser enviados outros documentos que constem o que será realizado, como palcos giratórios, por exemplo.

Preste atenção nas leis

Ainda que você siga tudo direitinho, é preciso estar atento às leis específicas para que tudo ocorra dentro da legalidade. Por exemplo, se um cantor vai fazer um show no seu evento, a Lei nº 6.533 exige que ele seja contratado por uma pessoa física ou jurídica inscrita no Ministério do Trabalho.

Vai fazer um espetáculo com música? O ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição) afirma que, se houver reprodução de músicas com direitos autorais, é preciso arcar com os custos previstos. Também verifique se o local tem espaços para acessibilidade.

Solicite o alvará

O alvará para eventos é emitido pela prefeitura da cidade em que ele acontecerá. As principais capitais do Brasil (como São Paulo, Belo Horizonte, Recife e Porto Alegre) disponibilizam a ficha de requerimento e informações detalhadas nos próprios sites.

A solicitação do documento é gratuita e precisa ser realizada pessoalmente na prefeitura. Todo o processo não é tão difícil quanto parece. É preciso estar atento aos prazos e verificar com cuidado as exigências da cidade em que o evento será realizado.

Por fim, é importante destacar que emitir um alvará para eventos não é o único passo dentro do planejamento de uma cerimônia. Saiba também o que mais deve levar em conta para o planejamento do seu evento!