Nenhum produtor de eventos está isento de passar por imprevistos. Muitas vezes, algum detalhe pode escapar no meio da organização e gerar um problema mais tarde. Mas isso não precisa ser um momento desesperador para a sua gestão de eventos.

É necessário agir com calma e proatividade para resolver a situação o mais rápido possível. Ainda mais importante é estar preparado para evitá-la. Confira 6 tipos de eventualidades que podem ocorrer e como superá-las.

Imprevistos com fornecedores

Difícil realizar um evento sem contratar serviços terceirizados, não é mesmo? Por isso, sempre existe um receio de algo dar errado com os fornecedores. E pode acontecer mesmo! Algum erro de organização por parte da empresa contratada pode fazê-los atrasar a entrega do que combinaram ou, na pior das hipóteses, o fornecedor aplicar um golpe e sumir com tudo o que prometeu, inclusive, o dinheiro pago.

Terrível, certo? Por isso, quando fizer a gestão de eventos, tenha sempre fornecedores de confiança, com boas reputações. Faça com que eles assinem um contrato constando as suas responsabilidades. Também sempre tenha contatos de reserva a quem possa recorrer em casos de emergência.

Cálculo errado de comida e bebida

Não calcular corretamente a quantidade de comida e bebida pode realmente estragar um evento. Imagina se faltar bebida em um festival de música? É a receita para um desastre e a sua reputação pode ficar manchada.

Para evitar que isso aconteça, quando fizer o cálculo, deixe uma margem acima do que você espera ser o ideal. Se isso não for suficiente, é hora de entrar em contato com a lista de fornecedores a quem você possa recorrer.

Defeitos técnicos no evento

Acabou a energia elétrica? Esse é um dos casos mais graves, mas problemas com equipamentos podem acontecer em qualquer evento e você precisa estar preparado para eles. Para fazer a gestão de eventos, é preciso que você ou alguém da organização conheça a tecnologia que será utilizada e faça testes.

É essencial inovar com ferramentas incríveis, mas aprenda o máximo que puder sobre elas. É imprescindível, também, adquirir um gerador para o caso de falta de energia.

Mudanças climáticas agressivas

Não estamos falando de um chuvisco, mas de uma chuva torrencial ou uma grande ventania acontecer no dia do seu evento. Além do equipamento sofrer danos, o público ficará disperso, procurando lugares para se esconder, e a diversão já era.

Fazer gestão de eventos é também se antecipar ao clima. Nunca deixe de conferir a previsão do tempo ao marcar uma data para o grande dia. Além disso, sempre deixe lonas de prontidão e analise como adaptar os ambientes abertos para cobertos.

Falhas da equipe de segurança

É fundamental contar com medidas de segurança para o seu evento. Mas não é tudo o que você deve fazer. É preciso se certificar que a sua equipe responsável possa conter uma briga ou confusão sem partir para a agressividade, o que poderia piorar a situação.

Contrate equipes de segurança com boa reputação e converse com os profissionais sobre as regras de funcionamento do evento. É importante que eles ajam com discrição e sem truculência.

Desorganização da equipe

Uma equipe que não está em sintonia é um grande problema para a gestão de eventos e pode complicar mais ainda os imprevistos do que resolvê-los. Quando elaborar o seu cronograma para o evento, certifique-se de que confia nos profissionais contratados. Confira as experiências que eles já tiveram antes de designá-los para suas funções.

À medida que você vai ganhando mais experiência na gestão de eventos, é possível aprender novas formas de lidar com imprevistos. Converse, também, com colegas para evitar problemas que tenham acontecido com eles.

Já viu alguma situação como essas acontecer? Como agiu? Comente abaixo e divida sua experiência conosco.