Você quer melhorar a experiência em eventos dos seus convidados? Então, você precisará planejar quais são as melhores opções para suas programações e evitar imprevistos. Dessa maneira, seus eventos impactarão ainda mais as pessoas.

No post de hoje, você verá por que o planejamento é necessário, o que considerar na hora de colocar tudo na ponta do lápis e quais são as tendências do momento. Preparado para transmitir aos convidados as emoções e sensações que você deseja? Boa leitura!

Por que o planejamento é necessário?

Planejar as experiências dos convidados do seu evento é fundamental para garantir que tudo saia como o desejado. Quer ver como isso funciona? Confira:

Controlar o que acontece

Quais são as experiências que você deseja proporcionar? Com a resposta em mente, você saberá quais são as ações necessárias para provocar os sentimentos e sensações desejados. Assim, cada detalhe do seu evento auxiliará nesse objetivo.

Evitar imprevistos

Se uma das empresas contratadas não puder oferecer o serviço contratado em cima da hora, você conseguirá levar a mesma experiência para as pessoas? Então, você deve se certificar que tudo ocorrerá como planejado e você cumprirá com os objetivos propostos.

O que deve ser considerado?

Você já viu que o planejamento é algo importante. Mas o que deve ser considerado na hora de criá-lo? Veja agora:

Garantir recursos de qualidade e em pleno funcionamento

Para atingir seus objetivos, você precisará contar com recursos de qualidade. Assim, vai gerar experiências ainda mais marcantes e únicas para seus usuários. Também não adianta ter equipamentos de qualidade se eles não forem revisados periodicamente.

Verifique, então, com antecedência (e também em data próxima ao evento) se o equipamento está em pleno funcionamento. Caso os aparelhos apresentem algum problema, substitua ou dê a manutenção necessária.

Verificar a possibilidade de cenografia em locais alternativos

Dependendo da programação escolhida, é possível ter problemas com condições climáticas (como chuva ou tempo inadequado). Por isso, verifique ambientes alternativos. Assim, mesmo que você tenha problemas meteorológicos, a experiência dos convidados não será afetada.

Sair do comum

Você pode sair do comum e buscar novos locais para seu evento. Um avião antigo, por exemplo, pode ser um bom local para você trazer experiências memoráveis para os participantes.

A decisão depende exclusivamente dos objetivos do evento e da personalidade dos convidados. Outras opções são terraços e jardins, para estimular a sustentabilidade.

Quais experiências podem ser produzidas?

Seu evento pode produzir diversas experiências para seus usuários. Para escolhê-las, verifique qual é o seu público e como eles serão mais impactados. Veja algumas opções:

Gastronômicas

Você sabia que é possível ir além do buffet tradicional e oferecer sensações incríveis para seus usuários? Para isso, você deverá sair do comum, pesquisando boas tendências em gastronomia.

As chamadas cozinhas temáticas (de regiões ou nacionalidades específicas) e finger foods (comidas que dispensam talheres e dão maior liberdade aos convidados) são boas opções para seu evento.

Interativas

Se você quer interatividade, não deixe de conferir as possibilidades que o video mapping oferece para seu evento. Essa é uma técnica para fazer projeções de vídeos usando profundidade 3D em superfícies irregulares, como prédios e estátuas.

Com ele, as imagens podem se adaptar às superfícies desejadas, gerando efeitos inesquecíveis e aumentando a interação com os participantes.

Quer outras opções ou incrementar ainda mais seu evento? Então use:

  • aplicativos;
  • realidade virtual;
  • drones;
  • transmissões ao vivo;
  • QR code.

Fotográficas

Se você quer aumentar a interação e a descontração no seu evento, investir na foto interativa é uma boa pedida. Nesse momento, os seus convidados se divertem e guardam uma lembrança da sua programação.

Antigamente, isso era feito em uma cabine e os participantes usavam itens engraçados. A nova tendência utiliza telas de toque (touch screen) e as pessoas podem definir se imprimirão as fotos, as enviarão por e-mail ou postarão nas redes sociais.

Agora que você sabe quais são os principais itens que você deve avaliar no planejamento de experiência em eventos, é hora de começar a agir! Faça uma pesquisa profunda dos desejos do seu público e do objetivo do evento e decida quais programações farão do seu evento inesquecível.

Quer saber como não errar no planejamento? Confira o que você está fazendo de errado na organização de eventos!