Qualquer tipo de evento exige muito planejamento e organização, pois há muitos detalhes que precisam ser resolvidos antes da sua realização propriamente dita. Mas é importante saber que tudo isso dependerá de uma coisa chamada tipologia de eventos —, que é a definição do porte de toda a produção.

Falamos isso porque cada passo da organização precisará de uma atenção diferente a depender do tamanho do evento. Isso não quer dizer, no entanto, que produções de maior porte serão mais trabalhosas, já que as pequenas também exigem muita dedicação para acontecer.

A seguir, vamos mostrar a você quais são as diferenças entre os grandes e pequenos eventos e de que maneira elas impactam na organização. Confira!

Tamanho do público

O principal elemento para definir qual o porte do seu evento é a quantidade de participantes prevista. Casamentos ou confraternizações de empresas, por exemplo, costumam ser de pequeno porte devido ao público reduzido. Já os shows e feiras de negócios exigem uma ampla participação do público, o que os tornam produções de grande porte.

Assim, o tamanho do público é fundamental para definir o local de realização do evento, e o espaço deve ser suficiente para comportar todas as pessoas, oferecendo uma estrutura completa de segurança, conforto e higiene.

Decoração

Já falamos que quanto maior for o seu público maior deverá ser o espaço para a realização de seu evento, certo? Dessa forma, o trabalho para planejar uma boa decoração será, então, proporcional, visto que é necessário projetar a ornamentação pensando em ocupar todo o local.

Para facilitar o seu trabalho, você pode pensar em algumas estratégias. Para eventos de pequeno porte, por exemplo, é possível optar por criação de ambientes com mobiliário alugado e arranjos florais. Já os grandes exigem ornamentos maiores para preencher o espaço, como painéis ou telões.

Estratégias de divulgação

A comunicação do seu evento deve ser planejada com o objetivo de atingir o seu público-alvo de forma eficiente. Sendo assim, as produções de grande porte exigem uma divulgação mais ampla, explorando as redes sociais e meios de comunicação tradicionais, como a televisão e o rádio.

Já os pequenos eventos costumam ter um nicho específico a atingir e, dessa forma, os produtores podem optar por convites individuais ou pela seleção de um canal de divulgação alternativo, como blogs, ou páginas no Instagram ou Facebook.

Organização de fornecedores

Em qualquer tipo de evento você precisará administrar o trabalho de fornecedores para garantir que tudo saia como o planejado. Para os de grande porte, no entanto, a logística se torna mais complexa devido ao tamanho das estruturas e à quantidade de pessoas trabalhando na execução das tarefas.

Questões legais

Para garantir a segurança de seu público, é obrigatório, por lei, solicitar a autorização para a realização do evento por meio de um documento chamado alvará.

Ele não é obrigatório para eventos de pequeno porte, como casamentos ou confraternizações, mas até mesmo para realização de workshops é preciso emiti-lo. Portanto, inclua esse processo burocrático em seu checklist!

Para solicitá-lo, é necessário levar alguns documentos à prefeitura, como laudo técnico de segurança, comunicado ao Corpo de Bombeiros e à Polícia Militar, cópia dos contratos de locação do espaço e de contratação da empresa de segurança, e termo de responsabilidade assinado pelo responsável. Depois disso, o documento deve ser emitido em cerca de um mês.

Como você pode ver, é fundamental saber qual o porte de seu evento para garantir uma organização mais eficiente, pois o tamanho é fundamental para estabelecer os passos da equipe de produção.

Agora que você já entendeu a importância de conhecer a tipologia de eventos para direcionar melhor a sua organização, que tal ficar por dentro de mais conteúdos relacionados ao tema? Siga a Movi Criativo no Facebook, Twitter e Instagram.