Estipular o orçamento necessário para realizar o evento da produtora é essencial. Para ajudá-lo nessa tarefa, é importante fazer um cronograma de eventos. Dessa maneira, você terá uma noção maior de todos os possíveis gastos que poderá ter e evitar surpresas desagradáveis.

No post de hoje, você verá quais são as etapas para fazer seu cronograma de eventos e conseguir estipular, com mais precisão, o orçamento necessário. Pronto? Boa leitura!

Analise as necessidades do público

Para começar, você deverá conhecer em detalhes o público-alvo de cada evento. Dessa maneira, você conseguirá identificar facilmente seus objetivos e metas e quais são as ações mais indicadas para atingi-los. Mais do que isso, você também precisará descobrir quais são os desejos e vontades de seus convidados para traçar um perfil do público esperado.

Dessa maneira, seu calendário será criado com base nesse perfil, já que não adianta ter um cronograma que não seja planejado para as necessidades dos seus convidados. Além disso, os gastos necessários estão intimamente conectados com o público de cada evento.

Estabeleça uma linha do tempo

Uma boa maneira de criar seu cronograma é estabelecer uma linha do tempo. Com ela, determinar as ações necessárias na sua produção será mais fácil. Como vantagem, seu evento fluirá de maneira mais eficaz e será mais eficiente em todas as etapas — desde a organização, até os momentos posteriores a ele.

Para tanto, você deverá considerar um espaço de tempo para realizar todas as atividades previstas. Além disso, a divisão deve contemplar os objetivos e o porte dos eventos.

Considere a distância entre os ambientes

Você deverá considerar a proximidade entre os ambientes do evento e qual é o tempo para se deslocar entre eles. Assim, as pessoas que se apresentarão em algum desses lugares terão tempo suficiente para se locomoverem e não atrasarão a programação.

Da mesma forma, o público precisa chegar com calma em cada ambiente do seu evento. Possíveis despesas para o transportar dos seus convidados deverão ser inclusas na sua planilha de gastos. Por isso, detalhes como esses devem estar presentes no seu cronograma.

Descubra a disponibilidade dos convidados

Parece algo simples, mas, infelizmente, muitas produtoras não dão o valor necessário a esse ponto. Verifique qual é a disponibilidade de horários que os palestrantes, cantores e outros participantes possuem. Dessa forma, você terá certeza de que os horários de chegada e saída não terão nenhum conflito com a participação deles em seu evento.

Isso deve ser pensado, principalmente, quando você usar atrações criativas que envolvam processos mais demorados de montagem e produção. Esse cuidado evitará problemas!

Caso você encontre algum problema para contabilizar as agendas, poderá encontrar soluções para que os convidados consigam cumprir com o horário desejado. Nesse sentido, talvez, mudanças no orçamento sejam necessárias para que essas soluções sejam colocadas em prática.

Defina tudo que precisa ser realizado

Para que seu evento aconteça da forma planejada, diversas etapas deverão ser cumpridas. No caso de shows, normalmente, há apresentações de abertura e, depois, o convidado principal. Por outro lado, em congressos, há a possibilidade de contar com palestras que aconteçam no mesmo horário.

Independentemente do modelo do seu evento, você deverá saber o que será exibido de cada programação. Descubra quais são os materiais necessários para que as etapas aconteçam com excelência. Além disso, defina se você fará a aquisição dos produtos e serviços ou contratará uma empresa terceirizada.

Cada detalhe acima é importante para que você consiga definir o orçamento necessário para a realização de um evento. Quanto mais preciso for seu planejamento, menor será a chance de erros ou imprevistos. Então procure se organizar e calcular com detalhes qual será o valor total a ser investido. E isso será mais fácil com um cronograma de eventos definido.

Quer fazer um evento inesquecível para seus convidados? Então veja agora como e por que fazer eventos experienciais corporativos. Esperamos você lá!​