Muitas pessoas acreditam que um produtor de eventos é útil apenas para ajudar na organização dos eventos, porém, isso não é verdade. Uma de suas principais funções é produzir, com sua empresa, uma programação que agrade seus usuários e faça com que eles se engajem.

No post de hoje, você verá qual a importância de fazer um planejamento eficaz (que considere seus convidados) e como a produtora de eventos pode auxiliá-lo a mensurar a experiência dos seus usuários com seu evento. Preparado? Boa leitura!

A importância do planejamento

O planejamento é uma das partes mais importantes de todo o evento, visto que, sem ele, há grande possibilidade de você não agradar seus convidados. Uma produtora é parte importante para, não só ajudá-lo na organização sua programação, mas preparar uma experiência incrível e inesquecível para os participantes.

Por isso, você deve considerar o perfil dos convidados, o que eles mais gostam de fazer e atividades que possam satisfazê-los e engajá-los com toda a programação. Embora essa seja uma parte negligenciada de muitos eventos, ela é importante para definir quais são as ações necessárias para surpreender os participantes.

As produtoras podem auxiliá-lo a planejar sua programação para que as pessoas presentes tenham momentos incríveis — por meio do monitoramento das principais tendências e da experiência em realizar eventos que já agradam seu público. Elas também são úteis, ao término dele, para medir a satisfação dos seus convidados. Veja só!

A importância da mensuração

Nada pior para sua empresa do que ter seus convidados reclamando por aí, não é mesmo? Não raramente, os convidados ficam insatisfeitos com algumas partes do evento, seja por problemas antes, durante ou depois dele. Neste sentido, duas questões são importantes:

• sua empresa aprende com os erros?
• sua empresa sabe quais são os principais problemas que acontecem nos eventos?

Como as produtoras possuem expertise e experiência nessa área, elas estão prontas para ajudá-lo a medir a satisfação dos seus usuários. Independentemente dos objetivos que você traçou com o evento, é importante entender quais foram as impressões dos convidados e se eles se engajaram como você desejava com a programação.

Veja, agora, algumas formas que ela usa para analisar o sucesso do seu evento.

Redes Sociais

Para isso, é interessante monitorar e mensurar qual foi a reação dos participantes das suas programações nas redes sociais, entendendo quais foram as principais críticas e elogios.

Também deve-se quantificar e perceber se as hashtags oficiais foram usadas, mostrando que o público curtiu a programação. Além disso, verificar se as conversas nas redes sociais aumentaram ao fim do evento se comparado com um dia normal da empresa.

Pesquisas

Outra parte importante desta etapa é enviar uma pesquisa fácil, objetiva e de rápido preenchimento. Deve-se incentivar que o maior número de pessoas preencha o formulário. Deixe um campo para que os usuários escrevam, com mais detalhes, quais foram as percepções que tiveram.

Vendas no evento

Você vende alguma coisa no evento? Então, é importante ver se as vendas dos seus produtos atingiram o objetivo traçado e, também, compare com um dia normal de vendas. Caso o número seja alto, isso mostrará que pessoas compraram sua ideia e querem continuar a vivê-la depois do fim das programações.

Parcerias

Por fim, uma outra forma de ver se os convidados tiveram uma experiência positiva com seu evento é verificar se haverá pedidos de parcerias para novas edições ou mesmo para o dia a dia da sua empresa.

Uma produtora de eventos é uma ferramenta importante para que sua programação consiga surpreender os convidados e fazer com que tenham uma percepção positiva. Dessa maneira, pense nela como um investimento na qualidade do seu planejamento e na experiência final dos seus usuários.

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