Tipologia de eventos: como o porte influencia a organização do evento?
Qualquer tipo de evento exige muito planejamento e organização, pois há muitos detalhes que precisam ser resolvidos antes da sua realização propriamente dita. Mas é importante saber que tudo isso dependerá de uma coisa chamada tipologia de eventos —, que é a definição do porte de toda a produção.
Falamos isso porque cada passo da organização precisará de uma atenção diferente a depender do tamanho do evento. Isso não quer dizer, no entanto, que produções de maior porte serão mais trabalhosas, já que as pequenas também exigem muita dedicação para acontecer.
A seguir, vamos mostrar a você quais são as diferenças entre os grandes e pequenos eventos e de que maneira elas impactam na organização. Confira!
Tamanho do público
O principal elemento para definir qual o porte do seu evento é a quantidade de participantes prevista. Casamentos ou confraternizações de empresas, por exemplo, costumam ser de pequeno porte devido ao público reduzido. Já os shows e feiras de negócios exigem uma ampla participação do público, o que os tornam produções de grande porte.
Assim, o tamanho do público é fundamental para definir o local de realização do evento, e o espaço deve ser suficiente para comportar todas as pessoas, oferecendo uma estrutura completa de segurança, conforto e higiene.
Decoração
Já falamos que quanto maior for o seu público maior deverá ser o espaço para a realização de seu evento, certo? Dessa forma, o trabalho para planejar uma boa decoração será, então, proporcional, visto que é necessário projetar a ornamentação pensando em ocupar todo o local.
Para facilitar o seu trabalho, você pode pensar em algumas estratégias. Para eventos de pequeno porte, por exemplo, é possível optar por criação de ambientes com mobiliário alugado e arranjos florais. Já os grandes exigem ornamentos maiores para preencher o espaço, como painéis ou telões.
Estratégias de divulgação
A comunicação do seu evento deve ser planejada com o objetivo de atingir o seu público-alvo de forma eficiente. Sendo assim, as produções de grande porte exigem uma divulgação mais ampla, explorando as redes sociais e meios de comunicação tradicionais, como a televisão e o rádio.
Já os pequenos eventos costumam ter um nicho específico a atingir e, dessa forma, os produtores podem optar por convites individuais ou pela seleção de um canal de divulgação alternativo, como blogs, ou páginas no Instagram ou Facebook.
Organização de fornecedores
Em qualquer tipo de evento você precisará administrar o trabalho de fornecedores para garantir que tudo saia como o planejado. Para os de grande porte, no entanto, a logística se torna mais complexa devido ao tamanho das estruturas e à quantidade de pessoas trabalhando na execução das tarefas.
Questões legais
Para garantir a segurança de seu público, é obrigatório, por lei, solicitar a autorização para a realização do evento por meio de um documento chamado alvará.
Ele não é obrigatório para eventos de pequeno porte, como casamentos ou confraternizações, mas até mesmo para realização de workshops é preciso emiti-lo. Portanto, inclua esse processo burocrático em seu checklist!
Para solicitá-lo, é necessário levar alguns documentos à prefeitura, como laudo técnico de segurança, comunicado ao Corpo de Bombeiros e à Polícia Militar, cópia dos contratos de locação do espaço e de contratação da empresa de segurança, e termo de responsabilidade assinado pelo responsável. Depois disso, o documento deve ser emitido em cerca de um mês.
Como você pode ver, é fundamental saber qual o porte de seu evento para garantir uma organização mais eficiente, pois o tamanho é fundamental para estabelecer os passos da equipe de produção.
Agora que você já entendeu a importância de conhecer a tipologia de eventos para direcionar melhor a sua organização, que tal ficar por dentro de mais conteúdos relacionados ao tema? Siga a Movi Criativo no Facebook, Twitter e Instagram.
Evento de sucesso? 4 métricas para tirar a prova.
Você planejou, executou e agora quer saber se conseguiu concretizar um evento de sucesso. Muito além da presença e adesão de pessoas na sua ação, existem outros jeitos de atestar o engajamento de seus possíveis clientes. Para isso, basta fazer a aplicação de métricas que vão ajudar a medir e perceber que setores foram bem ou deixaram a desejar na sua estratégia de marketing.
Neste post, vamos detalhar 4 tipos de métricas que vão ajudar a dar essa noção. Vamos analisar o percentual de desistentes, o ROI, engajamento nas redes sociais e avaliação/pesquisa de satisfação.
Preparado para medir o seu sucesso? Então continue lendo e aprenda a entender o seu público.
1. Percentual de desistentes
Pode parecer bobagem: você precisa vender ingressos para um evento, aí esgota todos, mas tem um grande percentual de desistentes na sua ação. Por que eles faltaram? Que informações esses faltantes podem acrescentar ao seu evento para torná-lo mais irresistível no futuro?
Por isso, é importante fazer essa análise e aplicar ações de marketing ou a chamada retargeting — que seria uma publicidade online direcionada—, para engajar mais no futuro.
2. ROI
Essa métrica ajuda a medir o retorno sobre o investimento feito. Ou seja, mede os resultados financeiros, a partir dos valores investidos na produção do evento, o retorno dele e seu custo-benefício. É uma métrica voltada para medir o aspecto econômico das ações. Em uma equipe de vendas, por exemplo, ela é fundamental.
Também, pode ser um indicador para apresentar a um futuro cliente e mostrar sua capacidade de organizar um evento e devolver um bom ROI.
3. Engajamento das redes sociais
Já aprendemos a medir quem vai ao seu evento, quem paga por ele e agora vamos aprender a mensurar quem fala dele. Atualmente, o grande boom das coisas se dá na internet. Logo, esse engajamento é medido por meio da repercussão do seu evento nas redes sociais. Aqui é importante perceber:
- quanto estão falando;
- de que modo estão falando;
- demonstram satisfação ao falar do evento ou interesse em participar dos próximos.
O desafio dessa métrica é ampliar esse boom durante o máximo de tempo possível.
4. Avaliação e pesquisa de satisfação de um evento de sucesso
Além do que é visto e analisado nas redes sociais, é possível obter mais informações, por meio da aplicação de questionários de avaliação e pesquisas de satisfação do seu evento. Elas podem ser aplicadas imediatamente após a realização da ação, por meio físico, ou por vias digitais.
O conteúdo desses formulários pode mostrar quais momentos você acertou na realização da sua ação, em quais deixou a desejar e no que precisa melhorar muito.
Como vimos, diferentes métricas ajudam a mensurar vários níveis de engajamento, em vários setores de um evento de sucesso. Você pode analisar seu evento por meio das vendas, da desistência delas, do boom na internet e com as clássicas pesquisas de satisfação.
Cada uma dessas métricas oferecem um panorama cujo objetivo é um só: estudar cada vez mais a sua persona e aumentar a sua taxa de sucesso e conversão.
Se você curtiu posso post sobre métricas, que tal conhecer agora 5 tendências de cenografia para eventos?
Aprenda a usar as redes sociais na cobertura de eventos
Todo produtor de evento quer que sua ação seja um sucesso e frequentada pelo maior número possível de pessoas. E se você pudesse multiplicar esse número milhares de vezes, engajar gente que não está no evento, mas se interessa por ele, e ainda interagir com clientes e possíveis compradores mesmo à distância? Pois saiba que é isso que a cobertura de eventos pelas redes sociais pode lhe proporcionar.
Para falar mais sobre esses benefícios, abordar as redes sociais que suportam esse tipo de transmissão e quais equipamentos usar na ação, elaboramos este artigo. Vamos tirar todas as suas dúvidas e expandir ainda mais os domínios da sua empresa.
Preparado para essa novidade? Então, continue a leitura e aprenda agora a começar a sua transmissão para conquistar mais clientes.
Veja por que a transmissão é tendência na cobertura de eventos
As transmissões ao vivo viraram uma febre nas redes sociais e essa tendência foi rapidamente captada e revertida para o setor de produção de eventos. Isso porque ela faz com que você atinja um público maior do que aquele que está presente fisicamente na ação, aumentando a visibilidade da sua marca, humanizando o seu produto e ainda gerando economia na hora da divulgação — já que, com um equipamento diminuto, você pode atingir milhares e até milhões de pessoas.
Com tantas vantagens, essa estratégia virou um dos coringas do setor. Veja a seguir quais são os equipamentos necessários para realizar uma transmissão ao vivo.
Saiba como realizar uma transmissão
Dependendo do tamanho do seu evento, você pode multiplicar esse equipamento e criar diferentes pontos de transmissão. Mas, para uma transmissão básica, digamos assim, você vai precisar dos seguintes itens:
Câmera
Mesmo que seja uma transmissão simples, invista em uma boa câmera para fazê-la. Ela pode ser uma webcam, a câmera de um smartphone ou uma câmera de verdade, mas ela deve apresentar qualidade e não distorcer a imagem quando a conexão ficar mais fraca ou em um ponto distante.
Placa de captura
Se esse processo for feito por uma câmera, ele deve ser convertido para ser transmitido pela internet. Isso é feito através de uma placa de captura, que faz a conversão da imagem em um computador e possibilita o seu envio pela internet.
Microfone
Mesmo que sua captação seja feita pelo celular, invista em microfones que possam ser acoplados ao aparelho para fazer uma boa captação de som do ambiente. Para outros tipos de captação, ele também se faz necessário.
Conexão
Essa é uma das maiores vilãs das transmissões. A conexão de transmissão de imagens deve ser boa, forte e sem interrupções. Se for possível, evite as conexões wi-fi, por causa de falhas e bloqueios por causa de paredes ou outros obstáculos físicos.
Escolha a rede social perfeita
Agora que você já sabe o que vai precisar para fazer a chamada live streaming, ou transmissão ao vivo, vai precisar definir em qual rede social fará essa veiculação. Atualmente, Facebook, Instagram e Twitter oferecem esse tipo de serviço. Escolha a rede na qual o seu público seja mais acostumado a buscar notícias sobre seus produtos.
Outra vantagem importante é a possibilidade de interagir com o seu público e possíveis compradores, onde quer que eles estejam, por meio dessas redes. Ao escolher por onde fará essa transmissão, leve em conta as possibilidades de interação oferecidas por cada canal.
Como vimos, a cobertura de eventos pelas redes sociais é um dos trunfos que o produtor pode e deve usar. Barato, eficiente e de grande alcance, essa estratégia multiplica o potencial da sua ação, abre espaço para novos clientes e humaniza o evento, já que convida a todos a “entrarem” e verem a realidade sem cortes ou edição.
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4 tipos de eventos corporativos para promover na sua empresa
Reunir sua equipe de trabalho para comunicar um fato, dar uma nova orientação, trocar experiências ou confraternizar. Você pode até saber o que quer fazer, mas na hora de organizar um evento na empresa pode ter dúvidas sobre o formato mais funcional e adequado.
Foi pensando nisso que organizamos este post com 4 tipos de eventos corporativos para você realizar na sua empresa de acordo com a mensagem que quer passar. Tudo para ser eficaz, sem ser maçante ou cansativo.
Veja agora mesmo qual evento combina com suas necessidades e comece a organizar o seu já!
1. Congressos
É um grande evento que acontece em um período determinado e desenvolvido para enriquecimento científico e cultural dos participantes. Em geral é direcionado para entidades, universidades ou associações de classe, e segue a temática de interesse do grupo para o qual foi desenvolvido.
Normalmente, serve para divulgar novidades do setor a que se direcionam e pode ser desmembrado em eventos menores. Por exemplo, sua empresa pode realizar um congresso de engenharia para apresentar uma nova tecnologia para esses profissionais e promover palestras ou treinamentos dentro do congresso.
Pode ser:
- internacional – quando reúne participantes de outros países;
- nacional – com profissionais do país todo;
- regional – com pessoas de uma determinada localidade apenas.
Ou seja, se sua empresa precisa fazer um grande treinamento com todos os funcionários — vindos de outras filiais —, em um evento que vai precisar de um grande número de horas (até dias) para passar as informações e sub eventos dentro dele, sua empresa vai precisar organizar um congresso.
2. Convenções
Tem lógica parecida com a do congresso, mas aqui a ideia é que se tenha maior interação dos participantes nas atividades. Como quando os partidos políticos se reúnem em determinada época do ano para tomar decisões ou escolher seus novos quadros. Eles realizam uma convenção, decidem entre si e depois voltam para suas “praças” para implementar o que aprenderam na convenção.
Ou em uma convenção de vendas, em que vendedores de uma mesma empresa ou área se reúnem para trocar experiências ou aprender sobre um novo produto.
Existem ainda as convenções de fim de ano, em que membros de uma empresa — em geral de várias partes do país —, se reúnem para festejar e gerar engajamento.
3. Seminários
Tem foco na transmissão de um conhecimento e no desenvolvimento de novas capacidades de seus participantes. É composto por uma sequência de atividades e pode ser realizado presencialmente ou on-line.
É marcado ainda pela exposição de um tema, debates, discussões sobre o mesmo e conclusão, mas sem necessariamente fechar o assunto de forma definitiva. Um seminário requer uma metodologia mais elaborada e com a presença de:
- definição de um problema a ser trabalhado;
- articulação de hipóteses a serem trabalhadas;
- escolha de um tema;
- desenvolvimento;
- plano de pesquisa;
- presença de referência a ser utilizada;
- pesquisa sobre o tema;
- elaboração do conteúdo para o evento.
4. Workshops e oficinas
Funcionam como cursos menores, ou seja, os participantes aprendem um conteúdo menor, interagem em oficinas e tentam colocar em prática o que aprenderam. Ideal para o treinamento de equipes, mas desaconselhável para grandes grupos.
Pode ser realizado entre 4 e 8 horas com intervalos para integração e coffee breaks.
Como vimos, a ideia de realizar um evento para a sua empresa pode ser muito proveitosa se os objetivos e características dela estiverem muito claros e forem seguidos à risca. Com esse perfil em mente, basta escolher entre os tipos de eventos corporativos aquele que mais se adéqua a sua realidade e partir para a organização.
Dentro dessa lógica, vale lembrar ainda que, atualmente, formatos tradicionais foram revisitados e exibem formatos mais descontraídos, com atividades de entretenimento para os participantes. Isso ajuda a fixar conteúdos e torna a experiência mais divertida.
Agora que você já sabe um pouco mais sobre tipos de eventos corporativos, que tal aprender como impressionar seus convidados em um evento?
Gestão de eventos: o que fazer quando surge um imprevisto?
Nenhum produtor de eventos está isento de passar por imprevistos. Muitas vezes, algum detalhe pode escapar no meio da organização e gerar um problema mais tarde. Mas isso não precisa ser um momento desesperador para a sua gestão de eventos.
É necessário agir com calma e proatividade para resolver a situação o mais rápido possível. Ainda mais importante é estar preparado para evitá-la. Confira 6 tipos de eventualidades que podem ocorrer e como superá-las.
Imprevistos com fornecedores
Difícil realizar um evento sem contratar serviços terceirizados, não é mesmo? Por isso, sempre existe um receio de algo dar errado com os fornecedores. E pode acontecer mesmo! Algum erro de organização por parte da empresa contratada pode fazê-los atrasar a entrega do que combinaram ou, na pior das hipóteses, o fornecedor aplicar um golpe e sumir com tudo o que prometeu, inclusive, o dinheiro pago.
Terrível, certo? Por isso, quando fizer a gestão de eventos, tenha sempre fornecedores de confiança, com boas reputações. Faça com que eles assinem um contrato constando as suas responsabilidades. Também sempre tenha contatos de reserva a quem possa recorrer em casos de emergência.
Cálculo errado de comida e bebida
Não calcular corretamente a quantidade de comida e bebida pode realmente estragar um evento. Imagina se faltar bebida em um festival de música? É a receita para um desastre e a sua reputação pode ficar manchada.
Para evitar que isso aconteça, quando fizer o cálculo, deixe uma margem acima do que você espera ser o ideal. Se isso não for suficiente, é hora de entrar em contato com a lista de fornecedores a quem você possa recorrer.
Defeitos técnicos no evento
Acabou a energia elétrica? Esse é um dos casos mais graves, mas problemas com equipamentos podem acontecer em qualquer evento e você precisa estar preparado para eles. Para fazer a gestão de eventos, é preciso que você ou alguém da organização conheça a tecnologia que será utilizada e faça testes.
É essencial inovar com ferramentas incríveis, mas aprenda o máximo que puder sobre elas. É imprescindível, também, adquirir um gerador para o caso de falta de energia.
Mudanças climáticas agressivas
Não estamos falando de um chuvisco, mas de uma chuva torrencial ou uma grande ventania acontecer no dia do seu evento. Além do equipamento sofrer danos, o público ficará disperso, procurando lugares para se esconder, e a diversão já era.
Fazer gestão de eventos é também se antecipar ao clima. Nunca deixe de conferir a previsão do tempo ao marcar uma data para o grande dia. Além disso, sempre deixe lonas de prontidão e analise como adaptar os ambientes abertos para cobertos.
Falhas da equipe de segurança
É fundamental contar com medidas de segurança para o seu evento. Mas não é tudo o que você deve fazer. É preciso se certificar que a sua equipe responsável possa conter uma briga ou confusão sem partir para a agressividade, o que poderia piorar a situação.
Contrate equipes de segurança com boa reputação e converse com os profissionais sobre as regras de funcionamento do evento. É importante que eles ajam com discrição e sem truculência.
Desorganização da equipe
Uma equipe que não está em sintonia é um grande problema para a gestão de eventos e pode complicar mais ainda os imprevistos do que resolvê-los. Quando elaborar o seu cronograma para o evento, certifique-se de que confia nos profissionais contratados. Confira as experiências que eles já tiveram antes de designá-los para suas funções.
À medida que você vai ganhando mais experiência na gestão de eventos, é possível aprender novas formas de lidar com imprevistos. Converse, também, com colegas para evitar problemas que tenham acontecido com eles.
Já viu alguma situação como essas acontecer? Como agiu? Comente abaixo e divida sua experiência conosco.
Como fazer um cronograma de eventos para saber o orçamento necessário?
Estipular o orçamento necessário para realizar o evento da produtora é essencial. Para ajudá-lo nessa tarefa, é importante fazer um cronograma de eventos. Dessa maneira, você terá uma noção maior de todos os possíveis gastos que poderá ter e evitar surpresas desagradáveis.
No post de hoje, você verá quais são as etapas para fazer seu cronograma de eventos e conseguir estipular, com mais precisão, o orçamento necessário. Pronto? Boa leitura!
Analise as necessidades do público
Para começar, você deverá conhecer em detalhes o público-alvo de cada evento. Dessa maneira, você conseguirá identificar facilmente seus objetivos e metas e quais são as ações mais indicadas para atingi-los. Mais do que isso, você também precisará descobrir quais são os desejos e vontades de seus convidados para traçar um perfil do público esperado.
Dessa maneira, seu calendário será criado com base nesse perfil, já que não adianta ter um cronograma que não seja planejado para as necessidades dos seus convidados. Além disso, os gastos necessários estão intimamente conectados com o público de cada evento.
Estabeleça uma linha do tempo
Uma boa maneira de criar seu cronograma é estabelecer uma linha do tempo. Com ela, determinar as ações necessárias na sua produção será mais fácil. Como vantagem, seu evento fluirá de maneira mais eficaz e será mais eficiente em todas as etapas — desde a organização, até os momentos posteriores a ele.
Para tanto, você deverá considerar um espaço de tempo para realizar todas as atividades previstas. Além disso, a divisão deve contemplar os objetivos e o porte dos eventos.
Considere a distância entre os ambientes
Você deverá considerar a proximidade entre os ambientes do evento e qual é o tempo para se deslocar entre eles. Assim, as pessoas que se apresentarão em algum desses lugares terão tempo suficiente para se locomoverem e não atrasarão a programação.
Da mesma forma, o público precisa chegar com calma em cada ambiente do seu evento. Possíveis despesas para o transportar dos seus convidados deverão ser inclusas na sua planilha de gastos. Por isso, detalhes como esses devem estar presentes no seu cronograma.
Descubra a disponibilidade dos convidados
Parece algo simples, mas, infelizmente, muitas produtoras não dão o valor necessário a esse ponto. Verifique qual é a disponibilidade de horários que os palestrantes, cantores e outros participantes possuem. Dessa forma, você terá certeza de que os horários de chegada e saída não terão nenhum conflito com a participação deles em seu evento.
Isso deve ser pensado, principalmente, quando você usar atrações criativas que envolvam processos mais demorados de montagem e produção. Esse cuidado evitará problemas!
Caso você encontre algum problema para contabilizar as agendas, poderá encontrar soluções para que os convidados consigam cumprir com o horário desejado. Nesse sentido, talvez, mudanças no orçamento sejam necessárias para que essas soluções sejam colocadas em prática.
Defina tudo que precisa ser realizado
Para que seu evento aconteça da forma planejada, diversas etapas deverão ser cumpridas. No caso de shows, normalmente, há apresentações de abertura e, depois, o convidado principal. Por outro lado, em congressos, há a possibilidade de contar com palestras que aconteçam no mesmo horário.
Independentemente do modelo do seu evento, você deverá saber o que será exibido de cada programação. Descubra quais são os materiais necessários para que as etapas aconteçam com excelência. Além disso, defina se você fará a aquisição dos produtos e serviços ou contratará uma empresa terceirizada.
Cada detalhe acima é importante para que você consiga definir o orçamento necessário para a realização de um evento. Quanto mais preciso for seu planejamento, menor será a chance de erros ou imprevistos. Então procure se organizar e calcular com detalhes qual será o valor total a ser investido. E isso será mais fácil com um cronograma de eventos definido.
Quer fazer um evento inesquecível para seus convidados? Então veja agora como e por que fazer eventos experienciais corporativos. Esperamos você lá!
4 dicas valiosas para escolher o local ideal para eventos
Escolher o melhor local para eventos nem sempre é fácil. Eventos diferentes podem necessitar de espaços distintos. Por isso, a procura deve considerar toda a organização para a ocasião.
Para você não ter mais medo de errar na sua escolha, no post de hoje, você verá a quais itens precisa ter atenção. Pronto para tomar sua decisão? Então, continue conosco e boa leitura!
1. Possibilidade para ações interativas
Eventos interativos são a moda do momento. Então, mesmo que você produza eventos corporativos, é possível usar a criatividade e fazer com que os convidados nunca mais esqueçam a programação.
Dessa maneira, um dos primeiros itens que você precisa avaliar na hora de escolher o local para eventos é a possibilidade para ações interativas, como a projeção mapeada. Procure por fachadas, construções e janelas que possam ajudá-lo a fazer um grande efeito no seu evento.
2. Os objetivos e o porte do evento também contam
Cada local é indicado para um determinado tipo de evento. Por isso, verifique se a finalidade do que você está produzindo tem alguma conexão com o local pesquisado. Um velório, por exemplo, não cairia bem em uma danceteria. Isso, entretanto, não deve tirar sua criatividade para procurar por lugares pouco usuais.
O porte do evento é outro ponto que você deve considerar. Um salão de uma pequena igreja não é capaz de comportar 300 pessoas com qualidade, não é mesmo? Então, antes de procurar o local ideal, você deverá planejar seu evento com muito cuidado. Caso contrário, você poderá ter superlotação ou mesmo muitos espaços vagos. Nada disso é legal para nenhuma ocasião.
3. Infraestrutura necessária
O local pesquisado conta com todas as instalações necessárias? Como é a cozinha? Banheiros? O imóvel está em plenas condições de uso? Responder todas essas perguntas é fundamental para que a experiência dos convidados seja boa. Além das programações, cada parte do ambiente será considerada.
Então, o local ideal para realizar seu evento precisará estar pronto para receber as pessoas. Além disso, a falta ou problema em alguma instalação poderá causar grandes imprevistos, o que pode atrasar toda a sua programação e gerar mais custos para você.
4. Fatores climáticos
Por fim, os fatores climáticos também devem constar na sua lista. Um evento ao ar livre em uma noite de verão, por exemplo, pode ser muito arriscado, já que é a época das chuvas. Nesses casos, o local pesquisado conta com possibilidades para reunir todas as pessoas?
Se não tiver, você precisará pensar em soluções, como tendas, o que poderá aumentar os gastos no evento. Além disso, se a região contar com muito vento, algumas de suas programações poderão não funcionar da forma que você desejava.
Depois de ver essas dicas valiosas, você já tem mais condições de escolher o melhor local para eventos, não é mesmo? A dica de ouro continua sendo o bom e velho planejamento. Com ele, você entenderá melhor o que seu público deseja e quais são as melhores opções para deixá-los satisfeitos e surpresos com cada detalhe.
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Veja como elaborar um bom checklist para eventos e evite imprevistos
Quem é produtor sabe o quanto um checklist para eventos é fundamental para o grande dia. Por mais que você tenha muitas informações na memória ou anote tudo em um caderno, organizar tudo em uma local só facilita demais a sua vida. Sem falar que poder riscar as tarefas já finalizadas dá uma sensação relaxante de controle.
Para elencar todas as informações importantes em um arquivo, divida o seu planejamento em categorias e comece a detalhar cada um deles. Vamos entender como fazer um checklist para eventos com todos os itens indispensáveis?
Informações gerais
Coloque no papel tudo o que é básico sobre o evento: data, temática, tipo de evento, quantidade de pessoas, perfil do público, funcionários, local, dentre outros. Defina, também, quais são os seus objetivos para saber se você conseguiu alcançá-los no final. A partir daí, você poderá planejar os próximos tópicos do checklist para eventos.
Atividades realizadas
Depois de escrever tudo o que vai acontecer, é hora de entrar em detalhes. Quais atividades precisarão ser feitas para que tudo saia perfeito? Comece por itens burocráticos, como alvará de funcionamento e licenças. Depois você pode se concentrar na divulgação, venda de ingressos, montagem da estrutura, entretenimento oferecido aos convidados, fechamento da programação, etc.
Materiais requisitados
Você vai listar todo o material necessário do seu checklist para eventos. A partir da quantidade e do perfil dos convidados, você vai calcular bebidas, comidas, brindes, decoração, dentre outros. Certifique-se de que não vai faltar nada e repasse com a equipe todos os itens para que já possa preparar o orçamento.
Responsáveis pelas atividades
É hora de delegar. Divida essa parte do seu checklist para eventos elencando os responsáveis nas seguintes atividades:
- serviços gerais: programação do evento, adequação do local, cronograma de divulgação, dentre outros;
- recursos humanos: contratação e treinamento de funcionários e prestadores de serviços;
- recursos materiais: detalhes de papelaria, cenografia, uniformes, buffet, entre outros;
- cerimonial: indicação de lugares, recepção de convidados e outros detalhes;
- estrutura: conforto do local, organização de mesas, decoração, etc.
Contatos e Fornecedores
Comece fazendo cotações de fornecedores com quem já trabalhou, para comparar os preços com calma. Depois, você pode listar os nomes novos e analisar o serviço deles. No checklist para eventos, escreva o nome do fornecedor junto à atividade para que fique mais organizado.
Coloque, também, todos os demais contatos junto com as atividades designadas. Isso vale para buffet, gráficas, agências, cantores, etc.
Prazos de conclusão
Cada atividade precisa de um prazo final para que esteja finalizada. Se as datas não forem cumpridas, o cronograma inteiro vai se atrasar.
Lista de pagamentos
Junto ao nome de fornecedores e contatos, acrescente os valores acertados e os prazos para pagamento.
Antes de definir o seu checklist para eventos, reúna-se com a equipe para repassar todos os pontos e lembrar se falta mais alguma coisa. É fundamental que o produtor esteja alinhado com tudo para cobrar as partes envolvidas. Deixar o checklist sem controle pode trazer muitos imprevistos ao evento. Para se organizar melhor, você pode contar com aplicativos como Wunderlist, que gerencia pessoas e tarefas.
Agora que você sabe como fazer um checklist para eventos, que tal ver mais conteúdos como este? É só assinar a nossa newsletter!
Veja o que é preciso para organizar e inovar em eventos ao ar livre
Organizar um evento ao ar livre nem sempre é tarefa fácil. Afinal, é preciso ter disciplina, criatividade e contar com todos os itens tecnológicos necessários. Ainda assim, não há motivos para desespero: quando bem organizado, esse tipo de evento costuma ser bem marcante para o público.
E, por falar em tecnologia, um bom organizador de eventos está sempre atento às inovações do mercado nesse quesito. Um bom exemplo é a projeção mapeada, que já vem sendo bem difundida nos últimos tempos.
Trata-se de uma técnica que permite projetar imagens em uma plataforma tridimensional, previamente mapeada por softwares específicos. O equipamento emite uma espécie de feixe de luz, que é direcionado ao local exato onde o vídeo será exibido, criando a sensação de que há uma moldura.
Mas esse é apenas um exemplo de tecnologia que pode ser aplicado. Então, se você deseja ser bem-sucedido na organização de um evento ao ar livre, continue lendo este post e acompanhe as nossas dicas!
Verifique equipamentos de luz e som
Como dissemos, seja optando pela projeção mapeada ou por outra tecnologia, é sempre importante checar os seus equipamentos.
Lembre-se de que, dependendo do horário do evento, pode haver muita claridade natural. Aliás, a projeção mapeada só é uma boa ideia em ambientes que não contam com muita luz. Caso contrário, os resultados podem não sair como o esperado.
Além disso, tenha em mente que a propagação do som em um ambiente externo é diferente do que ocorre em locais fechados. E tudo isso deve ser levado em conta na hora de escolher os equipamentos.
Determine uma boa equipe de segurança
Lidar com o público é mesmo uma “caixinha de surpresas”. Por isso, independentemente do tipo de evento, é fundamental zelar pela segurança de todos os participantes.
Pode ser que haja áreas de perigo, por exemplo, o que requer a presença de seguranças para avisar sobre os riscos desses locais. Também, nunca se sabe quando uma discussão mais acalorada pode acontecer.
Seja como for, contar com uma equipe bem preparada para atender a esse tipo de ocorrência é fundamental.
Pense e repense o cardápio
O cardápio de um evento deve ser condizente com o horário e ambiente no qual ele é realizado. Eventos ao ar livre, por exemplo, pressupõem um clima mais “leve” e informal. Logo, assim também deve ser a comida que o acompanha.
Alimentos frescos e naturais, como saladas e frutas, caem muito bem nesses casos. Como bebida, ofereça sucos, refrigerantes e drinks mais leves — além de deixar sempre muita água à disposição dos convidados, é claro.
Faça a correta delimitação de espaços
Todo o evento vai se passar em um único ambiente ou haverá um local para cerimônia e outro para a recepção? Se for o caso, é preciso delimitar o espaço onde cada parte ocorrerá, além de reservar a área onde serão acomodados os participantes.
Caso haja partes cujo acesso é restrito, estas devem ser devidamente sinalizadas e observadas. Dessa forma, você evita uma série de transtornos no que diz respeito à organização do espaço.
Enfim, podemos ver como o sucesso de um evento ao ar livre depende, em grande parte, de boas escolhas na hora da organização, certo? Então, siga as nossas dicas e garanta a melhor experiência a todos!
E agora, se você gostou do post, aproveite para entrar em contato conosco e conheça nossos serviços de projeção mapeada!
Descubra o que é e como conseguir o alvará para o seu evento
Vai começar a produzir um evento? Ótimo! Hora de se planejar, mas, antes de qualquer coisa, você precisa de um alvará para eventos! Esse documento é a autorização para seguir em frente com o que está sendo planejado. Requerido por lei, ele é a garantia de que o evento não vai ser fechado repentinamente. Para o público, significa a segurança de que o ambiente realmente está apto.
A importância do alvará para eventos pode parecer óbvia, mas muitos produtores ignoram o documento e agilizam o planejamento mesmo assim. Essa irresponsabilidade pode colocar em risco todo o orçamento e o trabalho de colaboradores e fornecedores, caso tudo precise ser cancelado. Depois disso, podem vir multas e até processos na Justiça. Mas o pior é arriscar a segurança do público, especialmente se as vidas das pessoas correrem perigo.
Por isso, que tal saber tudo o que você precisa para conseguir o seu alvará? Confira todos os passos!
Prepare-se com antecedência
É fundamental evitar transtornos! Para eventos maiores, como exposições, o mais indicado é solicitar o alvará 40 dias antes do acontecimento. Já para cerimônias de menor porte, como casamentos ou festas de aniversário, o processo deve ser iniciado com antecedência de cerca de 15 dias.
No entanto, preste atenção: isso é apenas uma estimativa. Cada evento tem sua peculiaridade, e é bom não dormir no ponto quando o assunto é burocracia! Verifique o prazo na sua cidade e as exigências para que o evento ocorra (falamos mais a respeito disso na parte final desse texto).
Reúna os documentos necessários
Agora, você precisa reunir todos os documentos para fazer o requerimento. São eles:
- laudo do técnico de segurança (com Anotação de Responsabilidade Técnica);
- cópia do comunicado feito ao Corpo de Bombeiros e Polícia Militar da cidade;
- contrato de locação (caso seja um evento em local privado);
- contrato e certificado da empresa de segurança contratada para o evento, além das medidas executadas por ela para deixar tudo dentro das normas;
- termo de responsabilidade assinado e totalmente preenchido.
Além disso, o produtor, como solicitante do alvará para eventos, precisa enviar o seguinte:
- cópias do RG e CPF;
- comprovante de residência;
- cópia do IPTU do imóvel que será ocupado, com a última parcela paga.
Lembre-se de que, dependendo do tipo de evento (pequeno, médio ou de grande porte), deverão ser enviados outros documentos que constem o que será realizado, como palcos giratórios, por exemplo.
Preste atenção nas leis
Ainda que você siga tudo direitinho, é preciso estar atento às leis específicas para que tudo ocorra dentro da legalidade. Por exemplo, se um cantor vai fazer um show no seu evento, a Lei nº 6.533 exige que ele seja contratado por uma pessoa física ou jurídica inscrita no Ministério do Trabalho.
Vai fazer um espetáculo com música? O ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição) afirma que, se houver reprodução de músicas com direitos autorais, é preciso arcar com os custos previstos. Também verifique se o local tem espaços para acessibilidade.
Solicite o alvará
O alvará para eventos é emitido pela prefeitura da cidade em que ele acontecerá. As principais capitais do Brasil (como São Paulo, Belo Horizonte, Recife e Porto Alegre) disponibilizam a ficha de requerimento e informações detalhadas nos próprios sites.
A solicitação do documento é gratuita e precisa ser realizada pessoalmente na prefeitura. Todo o processo não é tão difícil quanto parece. É preciso estar atento aos prazos e verificar com cuidado as exigências da cidade em que o evento será realizado.
Por fim, é importante destacar que emitir um alvará para eventos não é o único passo dentro do planejamento de uma cerimônia. Saiba também o que mais deve levar em conta para o planejamento do seu evento!