Você sabe como fazer organização de eventos? A maior parte dos erros poderiam ser evitados caso o profissional tivesse feito um melhor planejamento da ocasião.

Independentemente do tipo de evento, seja profissional, corporativo ou familiar, há formas de evitar grandes problemas e aumentar as chances de sucesso. Neste post, você verá quais são os maiores erros cometidos pelos produtores e como resolvê-los.

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Não planejar todos os detalhes

Embora pareça óbvio, a falta de planejamento tem levado muitos eventos ao fracasso. Diversos produtores deixam tudo para a última hora e acabam tendo grandes imprevistos.

Além disso, a falta de pesquisa faz com que os custos sejam mais altos do que deveriam ser. Para resolver esse problema, defina com antecedência:

  • o objetivo do evento;
  • o número de pessoas esperado;
  • como o evento será divulgado;
  • o valor máximo de investimento;
  • cenários em que algo pode acontecer diferente do preparado e planos alternativos.

Por fim, tente criar mecanismos para organizar de maneira inteligente o seu evento.

Não se organizar

A falta de organização de um evento começa com o mau planejamento. É comum que produtores ainda guardem documentos em pastas, façam contas à mão ou criem diversas planilhas no Excel.

O maior problema disso é não saber onde está determinada informação e ter trabalho para encontrá-la, o que pode gerar confusão e, consequentemente, prejuízo.

Em vez disso, procure ferramentas como o vpEventos, em que você pode controlar todas as informações, gastos e acompanhar a atual situação de cada processo. Dessa maneira, a gestão será mais ágil e prática.

Não utilizar tecnologia na organização de eventos

Um outro problema bem comum é não usar a tecnologia disponível, fazendo com que sua equipe tenha trabalho manual desnecessário, o que pode se converter em eventuais falhas.

A informatização é bem-vinda antes, durante e depois do evento. Inicialmente, você pode utilizar plataformas e aplicativos que sejam úteis para preparar o grande dia. Procure ferramentas que automatizem a maior parte dos processos, como inscrição, pagamento, check-in, crachás e certificados.

Dessa forma, seu time concentrará esforços em tarefas que não podem ser feitas mecanicamente, como criação de estratégia, planejamento, negociação com fornecedores e possíveis patrocinadores.

Programe-se para utilizar a tecnologia também no dia do evento, para que a experiência seja mais viva e interessante. Entretenimento e projeção mapeada podem ser uma boa forma de atrair e agradar os participantes.

Não compreender os objetivos do cliente

O pior problema que você pode ter na organização de eventos é não compreender os detalhes mais básicos do projeto. Se você não entender quem é o seu cliente e quais são seus objetivos, a organização caminhará para um rumo não desejado e dificilmente atrairá a quantidade desejada de participantes.

Para resolver esse problema, faça questão de se comunicar adequadamente com o contratante. Para que isso aconteça, são boas práticas:

  • mostrar qual foi o entendimento que você teve do projeto;
  • exibir a estratégia criada e se colocar à disposição para fazer os devidos ajustes;
  • perguntar se as ações que você pensa em implementar correspondem às expectativas deles e dos participantes.

A palavra de ordem para organização de eventos é planejamento! Comece estudando detalhadamente o público-alvo, pensando em tudo que é necessário para que ele seja impactado pela programação. Depois, trace uma estratégia eficiente para que tudo saia conforme programado.

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