Quem é produtor sabe o quanto um checklist para eventos é fundamental para o grande dia. Por mais que você tenha muitas informações na memória ou anote tudo em um caderno, organizar tudo em uma local só facilita demais a sua vida. Sem falar que poder riscar as tarefas já finalizadas dá uma sensação relaxante de controle.

Para elencar todas as informações importantes em um arquivo, divida o seu planejamento em categorias e comece a detalhar cada um deles. Vamos entender como fazer um checklist para eventos com todos os itens indispensáveis?

Informações gerais

Coloque no papel tudo o que é básico sobre o evento: data, temática, tipo de evento, quantidade de pessoas, perfil do público, funcionários, local, dentre outros. Defina, também, quais são os seus objetivos para saber se você conseguiu alcançá-los no final. A partir daí, você poderá planejar os próximos tópicos do checklist para eventos.

Atividades realizadas

Depois de escrever tudo o que vai acontecer, é hora de entrar em detalhes. Quais atividades precisarão ser feitas para que tudo saia perfeito? Comece por itens burocráticos, como alvará de funcionamento e licenças. Depois você pode se concentrar na divulgação, venda de ingressos, montagem da estrutura, entretenimento oferecido aos convidados, fechamento da programação, etc.

Materiais requisitados

Você vai listar todo o material necessário do seu checklist para eventos. A partir da quantidade e do perfil dos convidados, você vai calcular bebidas, comidas, brindes, decoração, dentre outros. Certifique-se de que não vai faltar nada e repasse com a equipe todos os itens para que já possa preparar o orçamento.

Responsáveis pelas atividades

É hora de delegar. Divida essa parte do seu checklist para eventos elencando os responsáveis nas seguintes atividades:

  • serviços gerais: programação do evento, adequação do local, cronograma de divulgação, dentre outros;
  • recursos humanos: contratação e treinamento de funcionários e prestadores de serviços;
  • recursos materiais: detalhes de papelaria, cenografia, uniformes, buffet, entre outros;
  • cerimonial: indicação de lugares, recepção de convidados e outros detalhes;
  • estrutura: conforto do local, organização de mesas, decoração, etc.

Contatos e Fornecedores

Comece fazendo cotações de fornecedores com quem já trabalhou, para comparar os preços com calma. Depois, você pode listar os nomes novos e analisar o serviço deles. No checklist para eventos, escreva o nome do fornecedor junto à atividade para que fique mais organizado.

Coloque, também, todos os demais contatos junto com as atividades designadas. Isso vale para buffet, gráficas, agências, cantores, etc.

Prazos de conclusão

Cada atividade precisa de um prazo final para que esteja finalizada. Se as datas não forem cumpridas, o cronograma inteiro vai se atrasar.

Lista de pagamentos

Junto ao nome de fornecedores e contatos, acrescente os valores acertados e os prazos para pagamento.

Antes de definir o seu checklist para eventos, reúna-se com a equipe para repassar todos os pontos e lembrar se falta mais alguma coisa. É fundamental que o produtor esteja alinhado com tudo para cobrar as partes envolvidas. Deixar o checklist sem controle pode trazer muitos imprevistos ao evento. Para se organizar melhor, você pode contar com aplicativos como Wunderlist, que gerencia pessoas e tarefas.

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